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Blog und Diskussion

Rechnungswesen: Der Hygienefaktor bei einem gemeinnützigen Verein?

Mag. (FH) Christian Pimperl - 28.5.2008 13:29

Welcher Arbeitnehmer hat sich noch nicht über Anforderungen der Buchhaltungsabteilung in seinem Unternehmen geärgert? Wer hat sich noch nicht gefragt, wofür alle diese Angaben auf Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenbelegen et cetera verwendet werden? Wer hat sich, in Zeiten der Mittelknappheit, noch nicht gewundert, wieviel Aufwand - bei einem selbst - das Rechnungswesen als Teil des so genannten Overhead verursacht?

Aber: Wer hat noch nicht von Unternehmen und Vereinen gehört, die ihr Rechnungswesen in Schuhschachteln hatten? Wer hat noch nicht davon gehört beziehungsweise gelesen, dass Mitglieder über Jahre keine Informationen vom Vereinsvorstand erhielten und dann plötzlich der Verein vor dem Aus stand? Wer kennt nicht die Meldungen, dass zum Beispiel Gemeinden und Länder Finanzspritzen in letzter Sekunde an Sportvereine geben mussten, weil sich beim Bau des Sportplatzes plötzlich die Kosten verdoppelten?

Im Folgenden möchte ich kurz erläutern, auf welchen Grundlagen die oben erwähnten Anforderungen an das Rechnungswesen bei einem gemeinnützigen Verein basieren und warum das Rechnungswesen ein Hygienefaktor in der Organisation ist, der grundsätzlich bei Ordnungsmäßigkeit nicht auffällt, aber bei einer Fehlfunktion große Probleme verursacht.

In das Vereinsgesetz 2002 wurden die Rechnungslegungsvorschriften des Unternehmensgesetzbuches (früher Handelsgesetzbuch) fast zur Gänze übernommen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass den Mitgliedern nach allgemeinen Standards Auskunft über die finanzielle Lage des Vereins, über die Verwendung der Mittel und über die Ordnungsmäßigkeit der Vereinsgebarung gegeben werden kann. Die Verantwortung für die Einrichtung eines adäquaten Rechnungswesen trägt das Leitungsorgan.

Die Anforderungen an das Rechnungswesen eines gemeinnützigen Vereins wachsen mit der Organisation mit. Je mehr Mitglieder, Dienstnehmer, Filialen, aber auch je mehr Spendeneinnahmen und Subventionserlöse die Organisation hat, umso detaillierter und umfangreicher sind die Anforderungen an das Rechnungswesen. Ab Überschreitung von bestimmten Größenmerkmalen ist das Rechnungswesen um ein internes Kontrollsystem zu ergänzen. Unter einem internen Kontrollsystem werden alle Maßnahmen verstanden, die den Zweck haben, das Vereinsvermögen zu sichern, die Ordnungsmäßigkeit der Abrechnungsdaten und das Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten sowie Fehler und Manipulationen so weit wie möglich zu verhindern.

Aber nicht nur die Informationspflicht des Leitungsorgans an die Mitglieder ist relevant. Jeder angestellte und ehrenamtliche Mitarbeiter fordert, dass sein Gehalt beziehungsweise seine Aufwandsentschädigungen korrekt abgerechnet werden. Dazu kommen die Nachweispflichten gegenüber Steuerbehörde, Sozialversicherung und vor allem gegenüber Spendern und Subventionsgebern. Die Notwendigkeit von gut strukturieren Basisdaten für Planung und Bugetierung ist ein weiterer Aspekt, warum das Rechnungswesen eines Vereins in den letzten Jahren gesteigerte Anforderungen erfüllen muss. Diese gesteigerten Anforderungen bemerken dann auch alle Mitarbeiter, die mit dem Rechnungswesen Berührungspunkte haben - und das ist heutzutage fast jeder in einem Unternehmen, wenn man zum Beispiel an Reisekostenverrechnung, Aufwandsentschädigungen, Honorarnoten für Supervision, Klientenunterstützungen et cetera denkt.

Vor allem die Außenwirksamkeit des Rechnungswesens eines Vereins ist nicht zu unterschätzen. Korrekte Subventionsabrechnungen der Vorjahre sind Vertrauen schaffende Faktoren, die bei einem neuen Förderansuchen zum positiven Abschluss beitragen können, somit ist das Rechnungswesen eines Vereins nicht nur für interne Zwecke notwendig, sondern hat auch Außenwirkungscharakter. Daher hat der Beitrag jedes einzelnen Mitarbeiters im Bezug auf das Rechnungswesen ebenso Relevanz auf den Erfolg eines Vereins, wie die Leistungserbringung selbst. Was nützt der beste Subventionsvertrag, wenn die Ausgaben nicht ordnungsgemäß nachgewiesen werden können?

In Zeiten der Knappheit von öffentlichen Mitteln stellt sich die Frage nach den Overheadkosten, darunter werden auch die Kosten der Rechnungswesenabteilung gezählt. Es ist meines Erachtens außer Streit, dass neben der Zweckerfüllung ein wirtschaftlicher Umgang mit Förder- beziehungsweise Spendenmitteln oberstes Gebot einer gemeinnützigen Organisation ist. Daher ist es notwendig, nicht nur bei der Leistungserbringung einer gemeinnützigen Organisation kontinuierlich die Qualität zu verbessern, sondern auch in den Hygieneabteilungen wie zum Beispiel im Rechnungswesen up to date zu sein. Innovationen wie der elektronische Zahlungsverkehr, softwaregestützte Auftrags-, Aufzeichnungs- und Dokumentenmanagementsysteme sind zu nutzen und die Mitarbeiter regelmäßig weiterzubilden, um dadurch die Ressourcen sinnvoll zu nutzen und auszulasten.

Mag. (FH) Christian Pimperl ist Leiter des Zentralbereichs Rechnungswesen bei NEUSTART

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